Shop đã đặt một đơn thú bông cuối năm, nhận một phần rồi được báo thiếu một màu. Nếu bảng theo dõi vẫn giữ nguyên toàn bộ số đã đặt là “hàng đang về”, lần nhập bổ sung tiếp theo có thể bị tính sai. Trước khi tạo đơn mới cho mùa quà cuối năm và Tết, hãy chốt số còn giao của từng dòng đơn cũ, kể cả phần đã hủy hoặc chuyển sang mã khác.
Bài khi nào nên nhập thêm mã đang bán chạy hướng dẫn tính nhu cầu từ bán và tồn. Ở bước lập đơn, việc cần làm tiếp là nối lượng muốn mua với phản hồi thực của bên bán và các lần nhận hàng. Bài này tập trung vào bước đối chiếu ấy, không dự báo sức bán mùa lễ.
Mỗi dòng đơn cần một số lượng còn mở
Dùng mã sản phẩm, cỡ, màu và đơn vị mua làm căn cứ; đừng gộp các biến thể chỉ vì chung hình ảnh. Trong cùng một đơn, lưu riêng lượng đề nghị, lượng bên bán đã xác nhận, lượng đã nhận và lượng hủy đã được hai bên thống nhất. Phần chưa xác nhận vẫn là câu hỏi đang mở, chưa phải hàng chắc chắn sẽ về.
Với một dòng đã xác nhận và không có thay đổi khác, có thể đối chiếu: lượng còn giao = lượng đã xác nhận − lượng đã nhận − lượng hủy đã thống nhất. Các số phải cùng đơn vị và cùng phạm vi. Nếu có hàng trả, giao bù hoặc sửa số lượng, ghi riêng thay đổi đó trước khi tính lại, không cố ép mọi trường hợp vào một phép trừ.
Cập nhật phần đã nhận và phần còn giao; số sản phẩm trên hình không phải số liệu trong ví dụ.
Ví dụ: đề nghị 40, xác nhận 30, thực còn giao bao nhiêu?
Ví dụ hoàn toàn giả định: shop muốn nhập 40 con của mã G01 cho kế hoạch quà của mình. Bên bán đã xác nhận 30 con; 10 con còn lại chưa được xác nhận. Sau đó shop nhận 12 con và hai bên thống nhất hủy 5 con trong phần đã xác nhận.
- Lượng đã xác nhận ban đầu: 30 con.
- Lượng đã nhận: 12 con.
- Lượng hủy đã thống nhất: 5 con.
- Lượng còn giao theo dòng xác nhận: 30 − 12 − 5 = 13 con.
- Lượng đề nghị nhưng chưa xác nhận: 10 con, ghi riêng để hỏi lại.
Nếu 13 con còn giao vẫn đáp ứng đúng mốc cần nhận của shop, tổng lượng đã nhận và còn giao là 25 con. So với mục tiêu nhập 40 con, còn khoảng trống 15 con. Tuy nhiên, không gửi thêm một đơn 15 con ngay mà bỏ qua đề nghị 10 con đang chờ: hỏi rõ phần ấy có được xác nhận tiếp hay sẽ dừng, để hai nguồn phản hồi không cùng trở thành đơn mua.
Khi shop nhận thêm 8 con từ chính phần còn giao 13 con, cập nhật đã nhận thành 20 con và còn giao thành 5 con. Tổng đã nhận cộng còn giao vẫn là 25 con; lần nhận mới không tự làm lượng cần mua tăng thêm. Giữ tham chiếu đơn và dòng hàng trên phiếu nhận giúp tránh ghi 8 con vừa về như một nguồn hàng khác rồi cộng hai lần.
Đổi mẫu hoặc hủy phần còn lại phải khép được dòng cũ
Nếu bên bán đề nghị chuyển phần còn thiếu sang một mã khác, kiểm sự phù hợp theo cách xác nhận đổi mã trong đơn nhiều mẫu. Sau khi đã thống nhất phương án, ghi mã thay thế và lượng theo đơn vị của nó, đồng thời ghi rõ số lượng nào ở dòng cũ không còn chờ giao.
Ví dụ, 5 con còn mở của G01 được thống nhất hủy và thay bằng một dòng H02. Dòng G01 phải thể hiện số còn giao bằng 0 sau thay đổi, còn H02 có lượng, đơn vị và lịch riêng đã xác nhận. Không để G01 vẫn “đang về” rồi cộng thêm H02 như hai đợt bổ sung độc lập. Mẫu khác nhau cũng không tự được bù trừ nếu khách của shop đã chọn đúng mẫu cũ.
Khi đổi mã, giữ dấu liên hệ với dòng cũ để không tính cả hai như hai đơn độc lập.
Mẫu nội dung đơn bổ sung để gửi bên bán
Shop có thể dùng các dòng dưới đây làm khung trao đổi, điền số thực theo từng mã. Đây là mẫu ghi nhận của người mua, không phải biểu mẫu bắt buộc hay xác nhận đơn của Gấu bông giá sỉ - Bán sỉ thú nhồi bông.
- Đơn đang đối chiếu: mã hoặc ngày trao đổi, dòng sản phẩm, cỡ/màu và đơn vị mua.
- Phần đã chốt: lượng xác nhận, các lần đã nhận và lượng hủy/đổi đã thống nhất.
- Phần còn giao: lượng còn mở, ngày nhận đã xác nhận và số lượng thuộc từng lần giao nếu có.
- Phần cần phản hồi: lượng đề nghị chưa được xác nhận, mã thay thế hoặc mốc nhận còn chờ.
- Yêu cầu bổ sung mới: lượng muốn hỏi thêm, ngày cần nhận và ghi rõ yêu cầu mới thay thế hay cộng thêm đề nghị trước.
- Kết luận: bên bán xác nhận lại từng dòng nào được nhận, dòng nào chưa nhận; lưu phản hồi cùng đơn.
Trước khi gửi, kiểm quy cách cái/lốc/kiện và điều kiện mua hiện hành của đúng mã trong danh mục thú bông sỉ. Không lấy con số minh họa trong bài làm lượng mua tối thiểu hoặc tồn hàng thực của bên bán.
Chốt ngày nhận theo nhu cầu thực, không theo tên mùa bán
Ghi ngày shop cần có hàng để kiểm và đưa lên kệ, rồi đối chiếu riêng phần còn giao và phần muốn bổ sung. Một đơn còn mở nhưng không có lịch nhận phù hợp chưa giúp giải quyết thiếu hàng cho đúng đợt bán. Nếu nhận nhiều lần, hỏi lại điều kiện giao của từng phần; không tự suy có thể tách giao miễn phí.
Nếu nhu cầu chuyển từ nhập mẫu sẵn sang một bộ quà có tạo hình hoặc nhận diện riêng, xem hướng đặt thú bông theo yêu cầu tại Thú Bông Nhỏ. Đây là một phương án cần trao đổi riêng, không phải nguồn hàng sẵn bù ngay cho đơn còn thiếu. Hình trong bài chỉ minh họa cách tách nhóm hàng, không xác nhận tồn kho, khả năng cung ứng hoặc lịch giao thực.